Bảng kê chi của tháng đọc xuôi từ trên xuống dưới. Từng dòng giải thích được: lương, thuê mặt bằng, hàng, quảng cáo, điện nước, phần mềm.

Không dòng nào sai. Cộng lại vẫn đúng bằng con số ở cuối.

Nhưng có một chỗ bất thường. Báo cáo nói tháng này có lãi, còn tài khoản thì mỏng hơn con số lãi đó. Và cảm giác về tiền trong người chủ không khớp với dòng cuối của bảng.

Nếu điều này đang xuất hiện, có một câu hỏi đáng đặt ra trước khi đi soát lại từng dòng: khoản đang thiếu có nằm trong bảng này không, hay nó ở ngoài bảng?

Chi phí ẩn không ẩn trong sổ — nó ở ngoài sổ

Chữ chi phí ẩn trong doanh nghiệp nghe như một khoản bị giấu đâu đó trong sổ sách, chờ người đủ kiên nhẫn dò ra.

Nhưng chỗ đang thiếu có thể không nằm ở đó. Sổ sách ghi những thứ có hoá đơn. Một khoản chỉ lên sổ khi có ai đó trả tiền ra ngoài cho nó.

Còn có một loại khoản khác: nó được trả bằng giờ của người đã có mặt sẵn trong công ty. Không có hoá đơn, không có phiếu chi, nên không có dòng nào để ghi.

Đó là chỗ nó ẩn. Nó không ẩn khỏi mắt kế toán. Nó ẩn khỏi đơn vị đo của bảng chi.

Một bài trước trên trang này — vì sao doanh nghiệp càng lớn càng mệt và lợi nhuận càng mỏng — đã nói về việc khoản này lớn nhanh hơn doanh thu khi công ty đông người lên. Bài này đi chỗ khác: tìm xem nó đang nằm ở đâu trong một việc cụ thể.

Ba dạng đã có tên

Khi đi ngược những việc thật, khoản trả bằng giờ ấy hiện ra dưới ba dạng khá dễ phân biệt.

Dạng làm lại. Một việc đã xong một lần, rồi được làm lần thứ hai — vì thiếu một thông tin ở lần đầu, hoặc vì cách hiểu xong của hai bên không giống nhau. Công ty trả tiền cho cả hai lần, nhưng chỉ bán được kết quả của một lần.

Dạng chờ. Một việc đang chạy, tới một điểm thì dừng để đợi một câu trả lời hoặc một cái duyệt. Người làm không nghỉ — họ chuyển sang việc khác rồi quay lại. Chỗ tốn không nằm ở thời gian đứng yên, mà ở hai lần chuyển tay: nhớ lại việc cũ, đọc lại, đặt lại vào chỗ đang dở.

Dạng giữ. Một thông tin chỉ tồn tại trong đầu một người. Muốn dùng nó thì phải hỏi người đó. Khoản này trả bằng giờ của người đi hỏi, cộng với giờ của người bị hỏi, cộng với những lúc việc phải dừng vì người ấy đang ở nơi khác.

Ba dạng này chưa phải một cách phân loại đầy đủ. Chúng là ba chỗ có thể đếm được trong tuần này, mà không cần dựng thêm hệ thống nào.

Đi ngược một đơn hàng

Có thể thử lấy một vật thật đặt lên bàn: một đơn hàng, một hợp đồng, hoặc một việc đã giao xong tuần trước.

Rồi đi ngược nó, từ lúc giao xong trở về lúc bắt đầu, và đánh dấu bốn điểm:

• nó đổi tay bao nhiêu lần, từ ai sang ai;
• ở mỗi lần đổi tay, người nhận có đủ thông tin để làm tiếp ngay, hay phải hỏi thêm;
• có đoạn nào nó đứng chờ, và chờ ai;
• có đoạn nào phải làm lại, và thiếu gì ở lần đầu.

Một việc đi qua ba tay thì có ba điểm nối. Chi phí ẩn của việc đó không nằm ở ba đoạn làm, nó nằm ở ba điểm nối. Đoạn làm có người chịu trách nhiệm và có thể đo được. Điểm nối thì chưa ai nhận.

Đi ngược một việc cho ra một trang giấy. Đi ngược ba việc cùng loại cho ra thứ khác: những điểm nối trùng nhau ở cả ba lần. Đó là lúc một chỗ hỏng lẻ bắt đầu trông giống một chỗ hỏng có cấu trúc.

Vì sao khoản này không lên báo cáo

Cơ chế nằm ở chỗ tiền đã được trả trước.

Lương tháng trả một lần, cho toàn bộ số giờ của người đó. Bảng chi ghi đúng một dòng lương. Còn số giờ bên trong dòng đó chia ra thế nào — bao nhiêu giờ làm việc lần đầu, bao nhiêu giờ làm lại, bao nhiêu giờ đi hỏi và đi nhắc — thì bảng chi không có chỗ để ghi.

Nên khoản này không mất đi. Nó chỉ chuyển từ mục chi phí sang mục công suất. Và công suất bị ăn mất thì hiện ra ở nơi khác: đơn giao chậm hơn, nhận thêm khách thì phải thêm người, người chủ làm thêm giờ để bù chỗ hụt.

Lúc nhỏ, việc người chủ đứng ra bù là chuyện bình thường — công ty vay giờ của một người để đi nhanh. Chuyện đáng nhìn là khi công ty lớn lên mà khoản vay ấy chưa được trả lại: số điểm nối nhiều hơn, còn người bù vẫn là một người.

Định giá bằng gì khi chưa có số

Không cần một mô hình tài chính để bắt đầu. Cần một con số do chính doanh nghiệp đếm ra.

Chọn một dạng trong ba dạng trên — dạng làm lại là dạng dễ đếm nhất — rồi đếm trong một tuần: bao nhiêu việc phải làm lại, và mỗi việc mất thêm khoảng bao lâu.

Một tuần chỉ nói về một tuần. Nhưng nó cho ba thứ mà bảng chi không cho: khoản này có thật hay không, nó tập trung ở đâu, và nó lớn cỡ nào so với giờ của đội.

Con số đếm ra được sẽ thấp hơn thực tế, vì nhiều lần làm lại không ai ghi. Đó là chuyện của tuần đếm đầu tiên, không phải lý do để bỏ phép đếm.

Một câu hỏi để lại

Nếu tháng sau doanh thu tăng thêm một phần ba, ba điểm nối hiện tại có gánh được phần tăng đó không — hay sẽ phải thêm người ở đúng những chỗ đang phải hỏi và phải làm lại?

Câu này chưa cần trả lời hôm nay. Nhưng nó cho biết nên đi soát bảng chi trước, hay nên đi ngược một đơn hàng trước.

---

Một khoản chi có hoá đơn thì nhìn thấy được và cắt được. Một khoản trả bằng giờ thì phải đếm mới thấy — và chỗ để đếm là những điểm việc đổi tay.

Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.