Cách lấy lại thời gian khi kinh doanh: giờ dọn ra được, chỗ để giờ thì chưa
Một việc được bỏ ra khỏi tay người chủ. Giao hẳn, có người nhận, có bàn giao tử tế. Tuần đầu sau đó thấy rõ: lịch rộng ra, có buổi sáng không ai gọi.
Sáu tuần sau, lịch kín lại như cũ.
Chỗ khó giải thích không nằm ở việc đã giao — nó không quay về, người nhận vẫn đang làm. Giờ đã dọn ra được thật. Thứ biến mất là chỗ trống.
Giờ trống không nằm yên
Trong một doanh nghiệp đang chạy, giờ trống của người chủ không phải một khoảng trung lập nằm đợi được dùng. Nó là một chỗ trống trong một hệ đang có hàng chờ.
Hàng chờ đó có thật: những việc chưa tới lượt, những chuyện đã lùi lại vì tuần trước không còn giờ, những người đang đợi tới lúc nói được. Chỗ trống vừa mở ra thì hàng chờ nhích lên một bậc.
Nghĩa là câu hỏi “làm sao lấy lại thời gian” mới là nửa đầu. Nửa sau — giờ lấy lại rồi thì ai giữ chỗ cho nó — ít khi được hỏi, vì ngay lúc vừa bỏ được một việc, cảm giác rộng ra đủ mạnh để không ai nghĩ tới chuyện giữ chỗ.
Việc lấp vào chỗ trống không được chọn
Đây là chỗ đáng nhìn kỹ. Việc nhảy vào chỗ trống không phải việc quan trọng nhất đang chờ. Nó là việc gần nhất — việc đang có tiếng động.
Tiếng động là một cuộc gọi. Là một tin nhắn có dấu chấm than. Là một người đứng ở cửa phòng. Là một con số vừa lệch trên báo cáo sáng nay.
Còn những việc mà người chủ định dành giờ trống để làm — ngồi lại với số của quý, viết lại một quy trình, nghĩ về năm sau — đều là việc im lặng. Chúng không gọi điện. Chúng không đứng ở cửa. Chúng lùi một cách lịch sự, và lùi tiếp.
Nên kết quả không phải là người chủ dùng sai giờ của mình. Là giờ đang được phân theo tiếng động, mà tiếng động không xếp theo mức quan trọng.
Và đây cũng là lý do một chỗ trống nhỏ biến mất nhanh hơn một chỗ trống lớn. Nửa tiếng giữa hai cuộc hẹn đủ để nhận một cuộc gọi, chưa đủ để ngồi vào một việc cần mở sổ ra. Nên giờ dọn ra theo kiểu rải rác có thể đi thẳng vào hàng chờ, còn giờ dọn ra thành khối thì còn có cửa giữ lại.
Ghi tên cho giờ, trước khi giờ trống ra
Nếu cơ chế là vậy thì chỗ sửa không nằm ở kỷ luật cá nhân, và cũng chưa cần thêm công cụ nào.
Nó nằm ở một thao tác nhỏ, làm cùng lúc với việc giao đi: giờ vừa lấy lại được cần có tên trước khi nó tới.
Ba dòng, ghi ngay trong ngày bàn giao:
- Việc này trả lại khoảng bao nhiêu giờ, và rơi vào những buổi nào trong tuần?
- Những buổi đó để làm gì? Ghi tên một việc cụ thể — không ghi “nghỉ”, không ghi “việc chiến lược”.
- Ai biết là buổi đó đã có chủ? Nếu chưa ai biết, buổi đó vẫn đang mở cho hàng chờ.
Ba dòng này không phải một cách sắp lịch mới. Chúng chỉ làm một việc: biến giờ trống thành giờ đã có chủ, trước thời điểm hàng chờ nhìn thấy nó.
Dòng thứ ba là dòng dễ bỏ qua nhất. Một buổi đã có tên trong đầu người chủ mà chưa ai khác biết thì vẫn là một buổi trống — vì người đến xin mười lăm phút không nhìn thấy cái tên đó.
Một phép đếm cho tuần vừa rồi
Có một cách đếm gọn, làm trong mươi phút, dùng lịch và lịch sử cuộc gọi của tuần vừa rồi.
Lấy những khoảng giờ đáng lẽ trống — buổi đã dọn ra, hoặc quãng giữa hai cuộc hẹn. Với mỗi khoảng, ghi lại thứ đã chiếm nó. Rồi xếp thứ đó vào một trong hai cột:
- Cột A — việc có người đang chờ câu trả lời của người chủ.
- Cột B — việc không ai chờ, nhưng đã được người chủ chọn từ trước.
Không có mức nào để nói tỷ lệ hai cột thế nào là đúng, và một tuần cũng chưa đủ để gọi đó là cấu trúc. Nhưng nếu cột B trống, thì giờ dọn ra được trong mấy tuần qua đã đi vào cột A — và nó sẽ đi vào cột A lần tới nữa, trừ khi có một cái tên được ghi trước.
Chỗ này nối với việc mua lại giờ
Tôi đã viết về ba tầng của việc mua thời gian trong bài Mua thời gian: ba tầng, và chỉ tầng cuối là mua đứt — mua giờ, mua người biết làm, mua cách việc đi tiếp. Bài đó nói về nửa dọn ra.
Phần vừa nói ở đây là nửa còn lại. Hai nửa không thay được cho nhau: mua khéo tới đâu mà giờ mua về không có chỗ đứng tên, thì giờ đó vẫn về với hàng chờ.
Lấy lại thời gian có hai việc, không phải một. Việc thứ nhất là dọn giờ ra. Việc thứ hai là ghi tên cho giờ, trước khi có người ghi hộ.
Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
