Chủ doanh nghiệp không có thời gian: giờ không mất trong lịch, mà mất theo mảnh

Cuối ngày, người chủ mở lịch ra xem lại. Lịch không kín. Không có cuộc họp nào dài. Vậy mà cả ngày không có nổi một tiếng liền để ngồi nghĩ về việc lớn.

Giờ đi đâu mất? Câu trả lời dễ nhất là "tôi bận". Nhưng "bận" là một cảm giác, không phải một số đo. Và chừng nào còn là cảm giác, người chủ chỉ có một cách chữa: làm thêm giờ, hoặc thuê thêm người.

Bài này không bàn cách sắp lịch cho gọn. Tôi muốn soi một chuyện khác: khi chủ doanh nghiệp không có thời gian, thời gian đó có thể đang không nằm trong lịch.

Thời gian của người chủ không mất theo khối, mà mất theo mảnh

Một cuộc họp hai tiếng thì nhìn thấy được, ghi được, cắt được. Thứ khó thấy hơn là những mảnh nhỏ: một tin nhắn hỏi lại giá, một cuộc gọi xin duyệt khoản chi, một bản báo giá cần xem qua trước khi gửi, một câu "anh ơi, trường hợp này làm sao".

Mỗi mảnh chỉ vài phút. Không mảnh nào đáng ghi vào lịch. Nhưng chúng có một điểm chung: chúng cắt ngang. Và cái giá của một lần cắt ngang không nằm ở vài phút trả lời, mà ở chỗ khoảng yên trước đó bị chia đôi.

Vì vậy người chủ có thể có một lịch trông rất thoáng, mà vẫn không có nổi một khoảng liền đủ dài để nghĩ. Thời gian không bị lấy đi một cục. Nó bị cắt vụn.

Mảnh nào cũng có một lý do để quay về

Nếu gom những mảnh đó lại và hỏi từng mảnh "vì sao việc này tìm tới người chủ", câu trả lời có thể rơi vào một trong ba chỗ:

• Thiếu thông tin. Người làm cần một dữ kiện chưa ai chép ra: khách này từng được giá nào, lần trước xử lý ra sao. Dữ kiện đó có thể chỉ đang nằm trong đầu người chủ.
• Thiếu tiêu chuẩn. Chưa có chỗ nào mô tả thế nào là "đạt". Bản báo giá này gửi được chưa? Khi thước đo chỉ nằm trong đầu một người, việc cần đo phải mang tới người đó.
• Thiếu quyền. Cách làm đã rõ, nhưng chưa ai nói tới mức nào thì được tự quyết. Khi ranh giới chưa có, câu hỏi quay về là đường đi tiếp duy nhất.

Ba chỗ đó nhìn từ ngoài giống hệt nhau. Đều là "lại hỏi anh". Nhưng mỗi chỗ cần một cách xử lý khác, và chỉ có một phần trong số đó thật sự cần người chủ.

Điều đáng để ý: không chỗ nào trong ba chỗ trên nói về năng lực hay thái độ của người hỏi. Chúng nói về công việc — việc đó đang thiếu cái gì để đi tiếp mà không cần quay về.

Mượn người chủ lúc nhỏ là chuyện bình thường

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, người chủ là nơi chứa thông tin, là thước đo, là người quyết. Việc gì cũng đi qua một người thì nhanh, vì không cần viết ra, không cần họp, không cần giải thích. Đó là một cách mượn: doanh nghiệp mượn trí nhớ, con mắt và chữ ký của người chủ để chạy.

Mượn như vậy không sai. Chuyện đáng bàn là lúc doanh nghiệp đã lớn hơn — thêm người, thêm khách, thêm đầu việc — mà khoản mượn đó vẫn chưa được trả. Tức là thông tin vẫn chỉ nằm trong một đầu, thước đo vẫn chưa viết ra, ranh giới tự quyết vẫn chưa ai nói rõ.

Lúc đó, mỗi người mới vào là thêm một nguồn câu hỏi mới chảy về cùng một chỗ. Doanh nghiệp càng đông, những mảnh cắt ngang càng dày. Lịch của người chủ không thêm việc gì mới, mà khoảng liền để nghĩ ngày càng ngắn lại.

Vì sao thuê thêm người chưa chắc lấy lại được giờ

Cách chữa dễ nghĩ tới nhất là thuê thêm một người giỏi, hy vọng người đó gánh bớt. Nhưng nếu việc vẫn thiếu thông tin, thiếu tiêu chuẩn, thiếu ranh giới quyền, thì người mới cũng phải hỏi — và có thể còn hỏi nhiều hơn, vì họ chưa quen việc.

Thuê người là thêm người làm. Nó chưa chắc là bớt đi những lý do khiến việc quay về. Nếu lý do vẫn còn nguyên, thì giờ của người chủ chỉ đổi từ "tự làm" sang "trả lời người làm".

Trên trang này đã có bài "Mua thời gian: ba tầng, và chỉ tầng cuối là mua đứt" bàn về chuyện mua giờ, mua người và mua cách việc đi tiếp. Bài này đứng một bước trước đó: trước khi quyết mua gì, cần biết giờ đang chảy đi đâu.

Một phép đếm cho tuần vừa rồi

Không cần chờ tuần tới. Nếu tin nhắn, cuộc gọi và các lần duyệt của tuần vừa rồi còn dấu vết, anh chị có thể đếm ngay trên đó.

Lấy ra những lần việc tìm tới mình mà không nằm trong lịch. Với mỗi lần, ghi một chữ cái:

• T — nếu người hỏi thiếu một dữ kiện mà lẽ ra có thể chép ra được.
• C — nếu người hỏi cần biết thế nào là đạt.
• Q — nếu người hỏi chưa rõ mình được tự quyết tới đâu.
• A — nếu đó đúng là việc chỉ người chủ mới nên quyết.

Rồi nhìn vào cột A. Nếu cột A ngắn hơn ba cột còn lại cộng lại, thì thời gian đang mất có thể nằm ở những việc chỉ đang quay về người chủ nhiều hơn ở những việc cần người chủ.

Phép đếm này không trả lời hết. Nó chỉ đổi câu "tôi không có thời gian" thành một câu hỏi có số của chính mình: tuần vừa rồi, bao nhiêu lần việc tìm về vì thiếu một thứ có thể viết ra?

Việc nào thật sự cần anh chị? Việc nào chỉ đang quay về anh chị?

Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.