Làm chủ không có thời gian cho gia đình: ở nhà rồi mà vẫn đang trực

Lấy một cảnh giả định. Tám giờ tối. Cửa hàng đã đóng, sổ sách đã chốt. Một tin nhắn đến: khách lấy hàng hôm qua muốn đổi mẫu, cho đổi không anh?

Người chủ trả lời một dòng. Mất chưa tới một phút. Rồi đặt máy xuống, nhưng không tắt chuông. Vì có thể còn tin nữa.

Khi người làm chủ nói mình không có thời gian cho gia đình, câu trả lời dễ nghĩ tới nhất là: về nhà sớm hơn, bớt việc đi. Tôi không nói hướng đó sai. Nhưng cảnh vừa rồi có một điểm lạ: người chủ đã ở nhà, việc trong ngày đã xong, mà buổi tối vẫn chưa thật sự là của họ.

Bài này soi đúng chỗ lạ đó. Thời gian mất đi có thể không nằm ở số giờ ngồi làm, mà nằm ở số giờ phải trực.

Giờ làm và giờ trực là hai thứ khác nhau

Giờ làm là lúc tay đang làm việc. Nó có đầu, có cuối, đếm được.

Giờ trực là lúc chưa có việc gì, nhưng phải sẵn sàng nếu có. Người trực không bận tay. Họ chỉ không được đi hẳn.

Hai thứ này rất khác nhau về cách chúng lấy thời gian. Giờ làm lấy đi một khoảng rồi trả lại phần còn lại. Giờ trực thì không lấy khoảng nào cụ thể, mà giữ một phần chú ý trong suốt buổi tối, kể cả những tối không có tin nào đến.

Vì vậy một người chủ có thể về nhà đúng giờ, làm ít hơn trước, mà buổi tối vẫn chưa trọn. Nếu đếm bằng giờ làm, bức tranh trông ổn. Nếu đếm bằng giờ trực, ca trực có thể chưa hề kết thúc.

Vì sao người chủ là người trực mặc định

Trong một doanh nghiệp, khi có một việc phát sinh ngoài giờ, nó cần đi tới một người nào đó. Nếu chưa ai được chỉ định, nó đi tới người đang giữ quyền quyết sau cùng: người chủ.

Khi chưa rõ việc này được chờ tới sáng hay không, và chưa rõ ai khác được phép trả lời, gửi cho người chủ là đường còn lại để việc đi tiếp.

Có ba chỗ trống làm cho người chủ thành người trực mặc định:

• Chưa có ranh giới chờ. Việc nào được để tới sáng mai, việc nào không được, chưa ai viết ra. Khi ranh giới chưa có, người hỏi không có cách nào tự xếp việc vào đúng ô.
• Chưa có người nhận thay. Khi người chủ không bắt máy, việc sẽ tới ai? Nếu câu này chưa có lời đáp, người chủ không thể không bắt máy.
• Chưa rõ người nhận thay được quyết tới đâu. Có người nhận rồi, nhưng chưa ai nói tới mức nào thì họ tự quyết. Việc tới tay họ, rồi lại được chuyển lên.

Ba chỗ này nằm ở cách công việc được sắp, không nằm ở sự tận tâm của ai. Người nhắn tin lúc tám giờ tối có thể đang làm đúng những gì công việc cho phép họ làm.

Lúc nhỏ, trực một mình là hợp lý

Khi doanh nghiệp còn vài người, người chủ trực cả ngày lẫn đêm là cách chạy dễ hiểu. Không cần lịch trực, không cần viết ranh giới, vì chỉ có một người đủ thông tin để trả lời.

Có thể coi đó là doanh nghiệp đang mượn buổi tối của người chủ. Mượn như vậy lúc đầu không sai.

Chuyện đáng hỏi là khi doanh nghiệp đã lớn hơn, thêm khách, thêm người, thêm ca làm, mà khoản mượn đó chưa được trả. Tức là vẫn chưa có ranh giới chờ, chưa có người nhận thay, chưa rõ quyền của người nhận thay. Lúc đó, mỗi khách mới, mỗi người mới là thêm một nguồn tin có thể đến sau giờ đóng cửa, và chúng cùng chảy về một chiếc điện thoại.

Điện thoại úp trên bàn cơm, vẫn để chuông.

Vì sao về nhà sớm hơn chưa chắc đủ

Nếu vấn đề nằm ở giờ trực, thì về nhà sớm hơn chỉ dời ca trực sang một chỗ khác. Người chủ có mặt ở nhà nhiều hơn, nhưng vẫn là điểm cuối của những việc chưa có chỗ đi.

Tắt máy hẳn cũng chưa phải lời giải. Khi ba chỗ trống vẫn còn, tắt máy chỉ đẩy việc sang sáng hôm sau, hoặc để một khách chờ mà không ai được phép trả lời.

Thứ làm cho một ca trực kết thúc được là ba điều đã nói ở trên được làm rõ: việc gì được chờ, ai nhận khi người chủ không nhận, và người đó được quyết tới đâu. Làm rõ ba điều này không cần phần mềm mới. Nó cần một lần ngồi xuống viết ra.

Trên trang này có bài "Chủ doanh nghiệp không có thời gian: giờ không mất trong lịch, mà mất theo mảnh", bàn về những mảnh cắt ngang trong giờ làm. Bài này nhìn sang phần sau giờ làm: những mảnh đó có thể vẫn đến khi ngày đã kết thúc, và cái giá của chúng không nằm ở phút trả lời, mà ở cả buổi tối phải sẵn sàng.

Một phép đếm cho tuần vừa rồi

Mở lại tin nhắn và cuộc gọi của các buổi tối tuần vừa rồi, tính từ lúc doanh nghiệp đóng cửa. Với mỗi lần việc tìm đến, ghi một chữ:

• C nếu việc đó chờ tới sáng mai được mà không ai thiệt gì.
• N nếu một người khác trả lời được, giả sử họ đã được nói rõ là được quyết tới đâu.
• A nếu đó đúng là việc chỉ người chủ mới nên quyết, và không chờ được.

Rồi nhìn cột A. Nếu cột A ngắn hơn hai cột kia cộng lại, thì buổi tối đang mất có thể nằm ở những việc chưa có chỗ đi, nhiều hơn ở những việc cần người chủ.

Phép đếm này không bảo anh chị phải đổi gì ngay. Nó chỉ đổi câu "tôi không có thời gian cho gia đình" thành một câu hỏi có số của chính mình.

Tối qua, có bao nhiêu tin thật sự không chờ được tới sáng?

Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.