So sánh phần mềm quản lý doanh nghiệp: ba câu trả lời trước
Trên bàn có một tờ giấy kẻ ô, vẽ tay. Cột dọc là tên các phần mềm đang cân nhắc. Hàng ngang là các tính năng. Gần hết các ô đã được đánh dấu.
Và quyết định vẫn chưa dễ hơn lúc chưa vẽ bảng.
Điểm bất thường nằm ở đó. Một bảng so sánh làm xong đúng việc của nó — nó cho thấy các phần mềm làm được gì. Nhưng nếu sau khi bảng đầy mà vẫn không chọn được, thì thứ đang thiếu không nằm trong bảng.
Bảng tính năng so cái gì, và không so cái gì
Một bảng so sánh phần mềm quản lý doanh nghiệp so được: phần mềm này có ô để ghi thứ đó hay không, có màn hình để xem thứ kia hay không, có nối được với công cụ đang dùng hay không.
Nó không so được một thứ khác, và thứ đó mới quyết định phần mềm có chạy hay không sau sáu tháng: mỗi phần mềm giả định doanh nghiệp đang làm việc theo một cách nhất định.
Ô để ghi tồn tại được là vì có ai đó ghi. Màn hình để xem có nghĩa gì là vì số trên đó đúng. Cả hai điều kiện ấy không nằm trong phần mềm — chúng nằm trong công việc của người đang làm.
Nên hai thứ dễ bị nhập làm một ở đây là: so tính năng và so giả định.
Câu thứ nhất: dữ kiện này hiện đang nằm ở đâu
Lấy đúng một thứ mà phần mềm được kỳ vọng sẽ theo dõi. Một đơn hàng đang ở bước nào, chẳng hạn.
Rồi hỏi: hôm nay, khi người chủ muốn biết điều đó, nó nằm ở đâu?
Có một vài chỗ nó có thể đang nằm: trong một cuốn sổ, trong một nhóm tin nhắn, trong một tệp bảng tính, hoặc trong đầu một người. Bốn chỗ đó dẫn tới bốn việc khác nhau khi chuyển sang phần mềm.
Nếu nó đang nằm trong đầu một người, thì việc phải làm không phải chọn phần mềm. Việc phải làm trước là đưa nó ra khỏi đầu người ấy, ở bất cứ dạng nào ghi lại được. Phần mềm nhận vào một thứ đã ở dạng ghi lại được; nó không tự tạo ra dạng đó.
Câu thứ hai: ai nhập, và nhập ở bước nào của việc họ đang làm
Đây là câu dễ bị bỏ lại ngoài bảng, và là câu có sức nặng nhất về sau.
Một thao tác nhập nằm trong việc thì nó đi cùng công việc: người bán muốn gửi báo giá thì phải tạo bản ghi trước, không tạo thì không gửi được. Một thao tác nhập nằm ngoài việc thì nó là việc thứ hai: làm xong việc chính rồi, cuối ngày quay lại nhập cho đủ.
Việc thứ hai đó chưa có ai bảo vệ nó. Nó đứng sau khách hàng, sau đơn gấp, sau cuộc gọi. Và khi nó bị lùi vài ngày, số trên màn hình lệch — rồi người đọc số bắt đầu không tin số nữa.
Nên câu hỏi cụ thể là: với cách phần mềm này được dựng, việc nhập nằm trong việc hay nằm ngoài việc? Một bảng tính năng không trả lời được câu đó. Một buổi dùng thử trên một việc thật thì trả lời được.
Câu thứ ba: khi số trong phần mềm lệch với thực tế, ai được sửa
Số sẽ lệch. Không phải vì ai cẩu thả — vì thực tế đổi nhanh hơn thao tác ghi.
Lúc lệch, có ba chuyện phải rõ trước: ai được quyền sửa, sửa rồi có để lại dấu không, và ai là người phát hiện ra lệch.
Chỗ này nghe như chuyện kỹ thuật, nên có thể bị xếp lại sau. Nó không phải chuyện kỹ thuật. Nó là chuyện quyền: nếu ai cũng sửa được mà không để lại dấu, thì số mất giá trị làm bằng chứng. Nếu không ai được sửa ngoài người chủ, thì mỗi lần lệch là một việc quay về bàn người chủ — và phần mềm vừa thêm một đường quay về, thay vì bớt một đường.
Một phép thử trước khi mở bảng so sánh
Có thể thử đi ngược đúng một việc thật đã xong trong tuần — một đơn, một hồ sơ, một ca bảo hành. Ghi ra từng bước nó đã đi qua, và ở mỗi bước ghi ba dòng:
- ai làm bước này;
- họ cần biết gì để làm được, và thứ đó lấy từ đâu;
- làm xong thì dấu vết còn lại nằm ở chỗ nào.
Danh sách vừa ghi chính là bản yêu cầu để đi so phần mềm. Không có nó thì bảng so sánh đang so các tính năng với nhau, chứ chưa so với doanh nghiệp.
Một việc thì chưa nói được nhiều. Ba việc của ba tuần khác nhau, nếu đều tắc ở một bước giống nhau, thì bước đó là chỗ nên nhìn trước khi nhìn công cụ.
Chỗ này nối vào đâu
Bài vì sao tôi không bán phần mềm trả lời câu có nên mua hay không. Bài này không lặp lại câu đó. Nó giả sử anh chị đã quyết mua, và chỉ bàn một việc: đang so theo trục nào.
Vì một phần mềm chọn đúng theo trục tính năng vẫn có thể nằm im sau vài tháng, nếu ba câu ở trên chưa ai trả lời.
Câu để tự soi
Trong bảng so sánh đang mở, có bao nhiêu dòng nói về tính năng của phần mềm, và có bao nhiêu dòng nói về cách doanh nghiệp đang làm việc?
Nếu cột thứ hai còn trống, thì bảng ấy chưa đủ để quyết.
Công cụ khuếch đại thứ đã rõ. Thứ chưa rõ thì nó cũng khuếch đại, và nhanh hơn.
Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
