Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả: khi mắt không còn nhìn hết việc
Lúc mới mở, người chủ quản lý bằng mắt. Ai đang làm gì, việc nào chưa xong, đơn nào đang kẹt — đi một vòng là biết.
Rồi tới một lúc, vòng đi đó không còn phủ hết việc. Điều đáng nhìn kỹ nằm ở chỗ: mốc này không trùng với mốc doanh nghiệp đông người lên. Có nơi mười người vẫn nằm gọn trong tầm mắt người chủ. Có nơi bốn người đã bắt đầu rơi việc.
Nếu số người không giải thích được mốc đó, thì thứ gì giải thích?
Hai kiểu quản lý dễ bị nhập làm một
Kiểu thứ nhất: quản bằng có mặt. Thông tin đi vào đầu người chủ qua quan sát trực tiếp. Thấy bàn giao, nghe cuộc gọi, liếc qua màn hình. Không ai phải báo cáo, vì việc báo cáo đã xảy ra bằng việc nhìn thấy.
Kiểu thứ hai: quản bằng dấu vết. Việc xong để lại một cái mốc mà người khác đọc được sau đó, ở một thời điểm khác, mà không phải hỏi ai.
Hai kiểu này cho ra cùng một cảm giác kiểm soát. Nhưng chúng dùng hai nguồn thông tin khác nhau. Và chỉ một trong hai đi tiếp được khi người chủ không có mặt.
Mốc đổi nằm ở chỗ tầm nhìn đứt, không ở số người
Quản bằng có mặt chạy được chừng nào việc còn nằm trong một tầm mắt. Nó đứt ở lần đầu tiên hai việc cần chú ý cùng một lúc, ở hai chỗ mà một người không đứng được cả hai.
Việc đó có thể tới từ một chi nhánh thứ hai. Có thể tới từ một ca tối. Có thể tới từ việc chuyển một phần công việc sang tin nhắn, nơi người chủ không còn đi ngang qua nó nữa.
Bốn người làm cùng một phòng có thể vẫn nằm trong một tầm mắt. Mười người chia ba ca thì không. Đó là lý do đếm đầu người không báo trước được mốc này.
Vì sao thêm một phần mềm chưa chuyển được gì
Tới mốc đó, phản xạ quen thuộc là tìm một công cụ: bảng việc, nhóm chat riêng, phần mềm quản lý.
Công cụ là chỗ chứa dấu vết. Nó không tạo ra dấu vết.
Nếu một việc xong mà không để lại gì ngoài trí nhớ của người làm, thì đưa việc ấy vào phần mềm cũng không sinh thêm thông tin. Cái ô vẫn trống, hoặc được điền cho có. Vài tuần sau người chủ quay lại đi hỏi từng người — như trước, chỉ tốn thêm một khoản phí hàng tháng.
Nếu điều này đang xuất hiện, có một câu đáng hỏi trước khi chọn công cụ: việc trong doanh nghiệp này, khi xong, hiện đang để lại cái gì?
Câu hỏi đó nghe nhỏ, nhưng nó tách được hai việc bị gộp: chọn chỗ chứa, và quyết định thứ gì sẽ được chứa. Việc thứ hai không nằm trong tay nhà cung cấp phần mềm nào. Nó nằm ở cách công việc được thiết kế trước khi có công cụ.
Một dấu vết đọc được gồm bốn phần
Không phải ghi chép nào cũng đọc được. Một dấu vết dùng được cho người đến sau cần nói rõ:
- Ai đang giữ việc này — không phải ai có liên quan, mà ai là người việc dừng lại ở đó nếu người ấy dừng.
- Xong nghĩa là gì — mốc nào cho phép gọi việc này đã kết thúc, không để mỗi người tự hiểu một kiểu.
- Xong lúc nào — có thời điểm, để về sau còn đối chiếu được.
- Ai cần biết là nó đã xong — người tiếp theo trong chuỗi, và cách họ biết mà không phải chờ ai nhắc.
Thiếu phần thứ tư, việc vẫn xong nhưng chuỗi vẫn đứng — và người chủ quay lại làm cái loa chuyển tin.
Một phép đếm cho tuần vừa rồi
Lấy năm việc đã kết thúc trong tuần. Với từng việc, đặt đúng một câu hỏi:
Tôi biết việc này xong bằng cách nào?
Rồi phân ra hai cột. Cột một: tôi biết vì có chỗ để đọc. Cột hai: tôi biết vì tôi có mặt, hoặc vì tôi đã đi hỏi.
Tỷ lệ giữa hai cột nói được nhiều hơn một cuộc họp bàn về quy trình. Và nó chỉ ra chỗ bắt đầu: không phải viết lại toàn bộ quy trình, mà lấy những việc đang nằm ở cột hai, cho chúng bốn phần ở trên.
Một chỗ nên giữ lại
Quản bằng có mặt không phải một sai lầm cần sửa. Lúc doanh nghiệp còn nhỏ, nó là cách đọc tình hình nhanh nhất và rẻ nhất — người chủ mượn mắt mình để thay cho một hệ thống chưa cần có.
Chuyện chỉ bắt đầu khi doanh nghiệp đã lớn qua tầm mắt đó mà khoản mượn chưa được trả lại bằng một thứ khác.
Một lần việc rơi chưa đủ để gọi là cấu trúc. Nhưng nếu cùng một loại việc rơi lặp lại ở cùng một khe, thì có lẽ khe đó đang chờ được đặt tên.
Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
