Doanh nghiệp phụ thuộc người sáng lập: việc đã chuyển đi, quyền quyết thì chưa
Có một buổi sáng như thế này. Người sáng lập không có mặt ở công ty. Các đầu việc vẫn chạy: đơn vẫn vào, hàng vẫn đi, người vẫn đến đủ. Nhìn từ ngoài, doanh nghiệp đang tự chạy.
Đến chiều, điện thoại đổ. Không phải vì việc dừng lại. Vì có một việc cần quyết.
Hai cảnh đó cùng đúng trong một ngày, và không cảnh nào nói dối. Chỗ đáng nhìn kỹ nằm ở khoảng giữa chúng.
Hai thứ rời khỏi bàn người sáng lập ở hai tốc độ khác nhau
Khi một doanh nghiệp lớn lên, có hai thứ được chuyển đi khỏi bàn người sáng lập.
Thứ nhất là việc: thao tác, giờ công, những thứ làm bằng tay và đếm được bằng đầu mục. Nhập đơn. Gọi khách. Kiểm hàng trước khi xuất. Soạn báo giá.
Thứ hai là quyền quyết: chọn giữa hai phương án, duyệt một khoản, đồng ý cho một ngoại lệ, nói "được" hoặc "chưa được" trước một tình huống chưa có trong sách vở.
Hai thứ này rất dễ bị nhập làm một, vì lúc đầu chúng nằm cùng một chỗ và đi cùng một người. Nhưng chúng không rời bàn cùng tốc độ.
Việc chuyển được bằng cách chỉ lại và làm mẫu vài lần. Người nhận thấy được, lặp lại được, và biết khi nào mình làm đúng.
Quyền quyết chuyển được bằng một thứ khác: một ranh giới viết ra. Đến mức nào thì người nhận tự quyết. Quá mức đó thì hỏi ai. Và khi hỏi thì cần mang theo những gì.
Việc thì chuyển nhanh, vì nó nhìn thấy được và ai cũng biết mình đang chuyển cái gì. Ranh giới thì hiếm khi được viết ra, vì không ai thấy thiếu nó cho đến lúc nó thiếu.
Vì sao một doanh nghiệp đã bàn giao xong vẫn quay về một người
Nếu chỉ đếm đầu việc, bảng bàn giao có thể đã sạch. Không còn dòng nào mang tên người sáng lập. Trên giấy, việc đã đi hết.
Nhưng đầu việc không phải đơn vị mà sự phụ thuộc trú trong đó. Nó trú trong những chỗ chưa ai được phép nói "được".
Và đây là chỗ cơ chế lộ ra. Một quyết định chưa có ranh giới thì không đứng yên được. Nó không tự biến mất, cũng không tự chuyển sang người khác. Nó đi ngược lại theo đúng đường cũ, về đúng người từng quyết nó lần trước.
Nên hiện tượng "giao hết việc rồi mà vẫn bận" không hề mâu thuẫn với chuyện đã giao. Nó là hệ quả của việc mới chuyển được một trong hai thứ.
Một cách đọc khác của cùng hiện tượng: doanh nghiệp không quay về người sáng lập vì thiếu người làm. Nó quay về vì thiếu một chỗ khác đủ thẩm quyền để dừng câu hỏi lại.
Mượn người sáng lập là bình thường — chưa trả mới là chuyện
Lúc doanh nghiệp còn nhỏ, để các quyết định chạy qua một người là cách đi rẻ nhất. Không cần họp, không cần văn bản, không cần ai học thêm gì. Người ấy biết hết, nên hỏi người ấy là nhanh nhất.
Đó là một khoản mượn. Và mượn ở giai đoạn đó là hợp lý, không phải một sai lầm cần sửa về sau.
Khoản mượn ấy có kỳ hạn. Nhưng kỳ hạn không được ai ghi ra, nên nó đến hạn một cách im lặng: không thông báo, không ngày cụ thể, không ai gõ cửa.
Thứ báo hiệu nó đã tới hạn là số lần một người phải quay lại quyết những việc mà lẽ ra chỉ cần quyết một lần.
Câu hỏi vì thế có thể không phải là "doanh nghiệp có đang phụ thuộc người sáng lập hay không". Ở một quy mô nào đó, câu trả lời đang là có, và riêng điều đó chưa nói lên gì.
Câu hỏi đáng đặt hơn là: khoản nào đã tới hạn mà chưa được trả.
Một phép đếm thay cho một phán đoán
Có thể thử một việc nhỏ trong tuần tới, không cần đổi gì trong hệ thống, không cần họp ai.
Mỗi lần một câu hỏi quay về bàn anh chị, ghi lại đúng ba thứ: việc gì, ai hỏi, và điều gì khiến họ không tự quyết được.
Hai cột đầu dễ ghi. Cột thứ ba mới là cột đáng đọc.
Nếu cột đó ghi "chưa biết cách làm", đó là chuyện hướng dẫn và làm mẫu. Nó nằm ở phía năng lực, và nó vá được bằng thời gian kèm cặp.
Nếu cột đó ghi "không chắc mình có được quyết hay không", đó là một ranh giới chưa được viết ra. Nó nằm ở phía thiết kế công việc, không nằm ở phía người hỏi. Kèm cặp thêm bao nhiêu cũng không vá được một ranh giới chưa tồn tại.
Hai loại này cần hai cách xử lý khác nhau. Đọc lẫn chúng thì cách nào cũng có thể trượt: dạy thêm cho một người vốn đã biết làm, hoặc viết thêm quy định cho một người vốn chưa làm được.
Sau một tuần, danh sách ấy nói được một điều mà cảm giác bận không nói được: sự phụ thuộc đang nằm ở đâu, và nó thuộc loại nào.
Trên trang này đã có một bài đi vào dấu hiệu và cách đo mức phụ thuộc — "Doanh nghiệp phụ thuộc chủ: dấu hiệu, cách đo và chỗ bắt đầu". Bài này không lặp lại phần đó. Nó chỉ tách riêng một chỗ: việc và quyền quyết không rời bàn cùng lúc, và cái được gọi là bàn giao có thể mới chỉ chuyển xong vế thứ nhất.
Một đầu việc được giao đi. Một quyết định thì phải được trả về chỗ của nó.
Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
