Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp: đọc phạm vi bằng vật giao lại
Hai bản chào đặt cạnh nhau trên bàn. Cùng nói về quản trị doanh nghiệp, cùng nhắc quy trình, cùng có chữ đồng hành. Một bản gọn trong vài trang, một bản dày hơn. Đọc xong, người chủ thấy hai bản đang nói về một thứ — chỗ khác nhau rõ nhất nằm ở dòng cuối, dòng ghi phí.
Có một chỗ đáng nhìn kỹ trước khi so dòng đó. Khi hai bản chào cùng liệt kê một danh sách chủ đề, thứ phân biệt chúng không nằm trong danh sách. Nó nằm ở chỗ: sau khi kết thúc, cái gì được giao lại, và ai giữ việc trong lúc đổi.
Danh sách chủ đề giống nhau, thứ để lại khác nhau
Một bên có thể giao lại một bản khuyến nghị: hiện trạng, chỗ đang nghẽn, thứ tự nên làm. Bản đó có giá trị thật — nó đặt tên cho thứ chưa có tên, và một thứ có tên thì bàn được trong phòng họp.
Một bên khác giao lại thứ đang chạy: một quy trình có người đứng tên, một biểu mẫu đã được điền vài lần, một thước đo đã công bố cho đội ngũ, một cuộc họp đã có nhịp và có người chủ trì khi người chủ không dự.
Hai thứ này dễ bị nhập làm một, vì cả hai đều được gọi là tư vấn. Nhưng chúng để lại hai loại vật khác nhau. Bản khuyến nghị là một tấm bản đồ. Thứ đang chạy là một đoạn đường đã trải. Tấm bản đồ đúng không tự thành đoạn đường, và một đoạn đường trải sai chỗ thì tấm bản đồ đã không được đọc.
Khoảng cách nằm ở chỗ ai giữ việc trong lúc đổi
Giữa tấm bản đồ và đoạn đường có một quãng việc. Quãng đó gồm: dựng biểu mẫu, ngồi với từng người để họ hiểu mình phải điền gì, sửa lại khi lần đầu chạy sai, nhắc lần thứ ba, rồi ghi lại cách làm để lần thứ tư không cần nhắc nữa.
Quãng việc đó không mất đi khi bản khuyến nghị được giao. Nó chuyển chỗ. Nếu người bên ngoài dừng ở tấm bản đồ, quãng việc nằm lại trong giờ của người chủ, hoặc của một người trong nhà đang có việc khác trên tay.
Đó là phần chi phí không có mặt trong dòng phí. Nó có thật, nhưng nó được trả bằng giờ, nên không ai xuất hoá đơn cho nó và không sổ nào ghi nó lại.
Điều này chưa tự nói rằng bản khuyến nghị là lựa chọn kém. Với một doanh nghiệp đã có người giữ được quãng việc đó — một người quản lý đủ quyền quyết và đủ thời gian — thì tấm bản đồ có thể đúng là thứ cần mua. Mua thêm phần trải đường nữa là mua trùng một việc nhà mình làm được.
Ba câu hỏi đọc ra phạm vi
Kết thúc thì cái gì nằm trên bàn? Câu trả lời là một vật đếm được, hay là một kết luận? Một biểu mẫu đội ngũ đã điền ba lần là vật. Một nhận định về văn hoá doanh nghiệp là kết luận. Cả hai có chỗ dùng, nhưng chúng không thay nhau được.
Trong lúc đổi, ai ngồi cùng đội ngũ? Người bên ngoài, người trong nhà, hay chưa ai? Câu này lộ ra quãng việc ở trên đang được tính vào đâu. Nếu bản chào không trả lời, nghĩa là quãng việc chưa được ai nhận.
Nếu đến hạn mà thứ đó chưa chạy, điều gì xảy ra? Không có câu trả lời cho câu này thì phạm vi đang dừng ở lời nói, chưa tới chế tài. Một phạm vi có chế tài thì đọc ra được bằng chữ trên giấy, không cần đoán.
Ba câu này không xếp hạng ai cao ai thấp. Chúng tách hai hạng mục ra khỏi nhau, để phép so sánh diễn ra giữa hai thứ cùng loại. So một bản đồ với một đoạn đường rồi kết luận cái nào đắt hơn là một phép so không có đơn vị.
Chỗ dễ nhập làm một: người chỉ ra và người chịu trách nhiệm
Người chỉ ra chỗ nghẽn và người chịu trách nhiệm cho việc chỗ đó chạy lại là hai vai khác nhau. Một người có thể nhận cả hai. Nhưng khi nhận cả hai thì phạm vi, thời gian và chế tài đều phải đổi theo — và nếu ba thứ đó không đổi trong bản chào, thì vai thứ hai chưa được nhận, dù lời chào nghe như đã nhận.
Có một ranh giới nữa nên nói rõ. Việc soạn quy chế lao động, tính lại nghĩa vụ thuế, rà nền đóng bảo hiểm trong bảng lương thuộc người có chứng chỉ hành nghề: luật sư lao động, đại lý thuế, kế toán trưởng. Một bản chào nhận gọn cả những việc đó là một dấu hiệu nên hỏi thêm, không phải một dấu hiệu rộng tay.
Một phép đếm trước khi ký
Lấy bản chào đang cân nhắc. Đếm số dòng mô tả một vật sẽ được giao lại. Rồi đếm số dòng mô tả một chủ đề sẽ được nói tới.
Hai số đó không nói bản chào tốt hay dở. Chúng nói bản chào thuộc hạng mục nào. Và khi hai bản chào thuộc hai hạng mục khác nhau, phép chia dòng phí này cho dòng phí kia không còn nghĩa — nó giống việc chia giá một tấm bản đồ cho giá một quãng đường rồi hỏi vì sao lệch.
Khoảng cách này tôi từng viết theo hướng địa phương ở một bài khác: tư vấn quản trị doanh nghiệp tại Nghệ An. Nếu chữ đang được cân là tái cấu trúc, thì tái cấu trúc doanh nghiệp là gì tách chữ đó khỏi mấy chữ dễ bị dùng lẫn với nó. Còn nếu câu đang đứng trước mặt là việc quay về bàn mình, cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả đi vào chỗ mắt không còn nhìn hết việc.
Phạm vi đọc được trước khi ký. Sau khi ký, nó chỉ còn đọc được bằng thứ nằm lại trên bàn.
Lữ Đình Luân — cố vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
